Errores que se repiten: la señal que muchos sistemas ignoran.

Hay un tipo de cansancio que no viene de trabajar mucho, sino de corregir lo mismo todos los días. No es agotamiento físico ni falta de ganas, es la sensación de avanzar mientras se vuelve siempre al mismo punto. Hoy estaba revisando cuadernos y notas de proyectos anteriores, de esos que se guardan porque ahí aparecen patrones. No por nostalgia, sino porque con el tiempo entiendes que los problemas no siempre son nuevos, solo cambian de nombre.

Esta vez el escenario era una distribuidora de abarrotes de unas treinta personas. Vendían bien, no estaban en crisis y el negocio era rentable. Aun así, vivían corrigiendo. La frase que más se repetía durante la revisión era incómodamente familiar: “esto ya lo habíamos visto”. Y sin embargo, seguía pasando una y otra vez.

Cuando la operación funciona, pero el sistema no sostiene.

Las señales no aparecieron como grandes errores, sino como fricciones cotidianas. Los pedidos entraban por todos lados: WhatsApp, audios, llamadas, libretas. Cuando preguntabas dónde vivía un pedido completo, nadie podía señalar un lugar único. Cada área tenía su versión y lo inquietante era que todas parecían razonables. No existía un sistema que funcionara como referencia común ni una plataforma donde la información existiera de forma consistente.

Ventas prometía primero y validaba después. No por mala fe, sino porque así se había trabajado siempre. El CRM se usaba como registro posterior, no como el lugar donde se toma la decisión real. Almacén llevaba su propio control, con libretas y Excel personales que no coincidían con lo que veía el resto. No era ocultamiento, era supervivencia operativa ante la ausencia de una arquitectura clara.

Administración pasaba el día corrigiendo. Ajustes de facturas, notas de crédito y llamadas incómodas ocupaban su jornada. No se atacaba la causa, se tapaba el síntoma para poder cerrar el día. La trazabilidad se reconstruía después, a base de memoria y buena voluntad. Cuando algo fallaba, nadie podía señalar el momento exacto del error, solo que en algún punto la información se había desalineado.

El verdadero problema no era el error, sino el diseño.

Al revisar el flujo con el equipo, el momento fue incómodo porque no había un culpable claro. El problema no era quién se equivocaba, sino que nunca existió un pedido como objeto único y obligatorio. Había promesas, mensajes y apuntes, pero nada que sostuviera todo el flujo dentro de un ERP que marcara inicio, validación y cierre.

Eso se reflejaba en el día a día: tiempo perdido, fricción entre áreas, clientes confundidos y un dueño involucrado en detalles que no debería tocar. La eficiencia operativa se erosionaba lentamente sin que nadie pudiera señalar una causa puntual.

La solución no fue pedir más cuidado ni más disciplina. Fue obligar a que el pedido naciera en un solo flujo, con información mínima clara y validación de stock antes de prometer. Apoyado en integraciones simples que evitaran recapturar lo mismo en cada área, el sistema empezó a sostener la operación. No vendieron menos. Dejaron de corregir tanto.

Muchas empresas creen que tienen un problema de personas. En realidad, llevan años ignorando señales de diseño. Si esto te sonó familiar, guárdalo. Y si lo has vivido desde dentro, me interesa leerte en comentarios.